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Titel
Text copied to clipboard!Stellvertretender Sachbearbeiter
Beschreibung
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Wir suchen einen engagierten Stellvertretenden Sachbearbeiter, der unser Team bei der effizienten Bearbeitung administrativer und organisatorischer Aufgaben unterstützt. In dieser Position arbeiten Sie eng mit den Sachbearbeitern zusammen und übernehmen eigenständig Aufgaben, um einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag zu gewährleisten. Sie sind verantwortlich für die Unterstützung bei der Bearbeitung von Dokumenten, die Koordination von Terminen sowie die Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern.
Zu Ihren Hauptaufgaben gehört die Vorbereitung und Nachbearbeitung von Unterlagen, die Pflege von Datenbanken und die Unterstützung bei der Erstellung von Berichten. Sie übernehmen zudem die Vertretung des Sachbearbeiters bei Abwesenheit und sorgen dafür, dass alle laufenden Prozesse weiterhin effizient ablaufen. Ein hohes Maß an Zuverlässigkeit, Organisationstalent und Diskretion ist für diese Position unerlässlich.
Als Stellvertretender Sachbearbeiter sind Sie die Schnittstelle zwischen verschiedenen Abteilungen und tragen dazu bei, dass Informationen schnell und korrekt weitergeleitet werden. Sie unterstützen bei der Bearbeitung von Anfragen, der Ablage von Dokumenten und der Einhaltung von Fristen. Darüber hinaus helfen Sie bei der Optimierung von Arbeitsabläufen und bringen eigene Ideen zur Verbesserung der Büroorganisation ein.
Wir bieten Ihnen eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem motivierten Team, Möglichkeiten zur Weiterbildung und persönliche Entwicklung. Wenn Sie Freude an administrativen Aufgaben haben, gerne im Team arbeiten und eine strukturierte Arbeitsweise mitbringen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Unterstützung bei der Bearbeitung von Dokumenten und Akten
- Koordination und Organisation von Terminen
- Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern
- Pflege und Aktualisierung von Datenbanken
- Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings
- Vertretung des Sachbearbeiters bei Abwesenheit
- Bearbeitung von Anfragen und Korrespondenz
- Ablage und Archivierung von Unterlagen
- Einhaltung von Fristen und Terminen
- Mitarbeit an der Optimierung von Arbeitsabläufen
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erste Erfahrung im administrativen Bereich von Vorteil
- Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen
- Gute organisatorische Fähigkeiten
- Zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
- Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke
- Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Flexibilität und Einsatzbereitschaft
- Eigeninitiative und Lernbereitschaft
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrungen haben Sie im administrativen Bereich?
- Wie organisieren Sie Ihre täglichen Aufgaben?
- Wie gehen Sie mit Termindruck und Fristen um?
- Welche MS Office-Kenntnisse bringen Sie mit?
- Wie würden Sie Ihre Teamfähigkeit beschreiben?
- Wie reagieren Sie auf kurzfristige Änderungen im Arbeitsalltag?
- Welche Erwartungen haben Sie an diese Position?
- Wie stellen Sie sicher, dass vertrauliche Informationen geschützt bleiben?
- Welche Weiterbildungsziele verfolgen Sie?
- Wie gehen Sie mit mehreren Aufgaben gleichzeitig um?
